Vår Policy för hantering av personuppgifter
Syftet med denna policy är att säkerställa att vi hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data. Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare och framtagen av styrelsen.
syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att vi hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data. Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare och framtagen av styrelsen.
Tillämpning och revidering
VD för respektive bolag i koncernen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. Koncern-VD är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk. Denna policy är tillämplig för alla som berörs av Dilles verksamhet.
organisation och ansvar
VD för respektive bolag i koncernen har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementeringen till lämplig person på företaget. Om så sker skall styrelsen delges detta. Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.
Begrepp och förklaringar
Personuppgift
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Registrerad
Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgiftsbehandling
En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.
personuppgiftsbehandling
Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
- Laglighet
- Ändamålsbegränsning
- Uppgiftsminimering
- Korrekthet
- Lagringsminimering
- Integritet och konfidentialitet
Vår policy för hantering av personuppgifter omfattas även av följande rutiner:
- Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i Dille Bolagens Behandlingsregister
- Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen
- Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till styrelsen. Styrelsen ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten
- Personuppgiftbiträdesavtal upprättas i de fall vi anlitar underkonsulter eller underleverantörer av olika tjänster som rör behandling av personuppgifter.
- Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt Dataskyddsförordningen ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen.
- Vi säljer eller förmedlar aldrig personuppgifter till tredje part utan skriftligt samtycke. Vi säljer eller förmedlar aldrig personuppgifter till land utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES).
